Privacystatement Vong Advocaat

Inleiding

Voor Vong Advocaat is de bescherming van de privacy van zijn cliënten zeer belangrijk. Uw persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Daarbij worden vanzelfsprekend in alle gevallen de normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Advocatenwet en de Gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten, gerespecteerd.

In deze privacy statement wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt en waarom, aan wie uw gegevens worden verstrekt, hoe lang uw gegevens worden bewaard en wat uw rechten zijn.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om uw identiteit vast te stellen en vervolgens uw belangen optimaal te kunnen behartigen, worden door u verstrekte persoonsgegevens opgenomen (‘verwerkt’) in een digitaal systeem. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u kunt worden geïdentificeerd en/ of die iets vertellen over uw persoon. U moet daarbij denken aan uw BSN, NAW gegevens, geboortedatum, telefoonnummers en emailadres. Soms is voor de behandeling van uw zaak tevens informatie benodigd over bijvoorbeeld uw financiële situatie, medische toestand of bepaalde overeenkomsten die u bent aangegaan. Uw gegevens worden minimaal vijf jaar bewaard.

Waarvoor hebben wij uw gegevens nodig?

Vong Advocaat verzamelt en verwerkt de benodigde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:

• het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
• innen van declaraties;
• advisering, bemiddeling en verwijzing;
• voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
• marketing- en communicatie activiteiten;
• werving en selectie (sollicitatie).

Daarnaast verwerkt Vong Advocaat de eerder genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:

• wettelijke verplichting;
• uitvoering van een overeenkomst;
• verkregen toestemming van betrokkene(n);
• gerechtvaardigd belang.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden nooit verstrekt aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de verstrekte opdracht. Daarbij kan worden gedacht aan gerechtelijke instanties of (advocaten van) wederpartijen in geval van een procedure. Persoonsgegevens kunnen eveneens worden verstrekt aan derden als daartoe een verplichting bestaat op grond van de wet, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme, of op grond van een rechterlijke uitspraak.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, zoals de beheerder van ons digitaal systeem, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst die voldoet aan de AVG standaard, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Vong Advocaat kan bij de uitvoering van juridische werkzaamheden gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) en andere digitale hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen kunnen onder meer worden gebruikt ter ondersteuning van juridisch onderzoek, het analyseren en structureren van informatie en het opstellen, controleren en verbeteren van conceptteksten. AI wordt uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel gebruikt. Vong Advocaat blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de behandeling van uw zaak, de juridische beoordeling en de inhoud van aan u verstrekte adviezen en andere juridische werkzaamheden.

Indien bij het gebruik van AI persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of een ander gerechtvaardigd en in deze privacyverklaring omschreven doel. Vong Advocaat past daarbij het beginsel van dataminimalisatie toe. Waar mogelijk worden persoonsgegevens vooraf verwijderd, geanonimiseerd of beperkt tot de gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.

Vertrouwelijke cliëntinformatie en persoonsgegevens worden niet ingevoerd in openbare of onvoldoende beveiligde AI-systemen. Voor zover een externe aanbieder van een AI-dienst namens Vong Advocaat persoonsgegevens verwerkt, wordt vooraf beoordeeld of deze aanbieder voldoende waarborgen biedt ten aanzien van vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming. Indien de aanbieder als verwerker optreedt, worden de op grond van de AVG vereiste afspraken met deze aanbieder gemaakt.

Vong Advocaat beoordeelt daarbij onder meer waar en door wie persoonsgegevens worden verwerkt, welke bewaartermijnen worden gehanteerd, of andere partijen bij de verwerking worden betrokken en of persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, vindt dit uitsluitend plaats indien daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

Vong Advocaat staat niet toe dat vertrouwelijke cliëntinformatie of persoonsgegevens die in het kader van de behandeling van een zaak aan een AI-dienst worden verstrekt, door de betreffende aanbieder worden gebruikt voor het trainen van algemeen beschikbare AI-modellen of voor eigen doeleinden die niet verenigbaar zijn met de dienstverlening aan Vong Advocaat.

Door AI gegenereerde informatie wordt niet zonder inhoudelijke controle gebruikt. Vong Advocaat neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of AI gebaseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Vong Advocaat heeft voor het gebruik van AI een afzonderlijk AI-beleid en AI-protocol vastgesteld. Daarin is nader bepaald onder welke voorwaarden AI mag worden gebruikt en op welke wijze onder meer vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, informatiebeveiliging en menselijke controle worden gewaarborgd. Dit beleid en protocol kan op verzoek worden verstrekt.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Vong Advocaat hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Vong Advocaat gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Vong Advocaat in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Wat is de bewaartermijn?

Vong Advocaat bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

Hoe kunt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Vong Advocaat aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

Gebruik social media

Op de website van Vong Advocaat zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, LinkedIn of Facebook. Vong Advocaat houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacystatement van die derden door te lezen.

Gebruik van cookies

Vong Advocaat maakt op de website gebruik van cookies. Dat zijn eenvoudige kleine tekstbestanden die met pagina’s van onze website worden meegestuurd en op de harde schijf of in het geheugen van uw computer worden opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. Ook gebruiken wij cookies om inzicht te krijgen in het surfgedrag van de bezoekers van onze website. Hiermee kunnen wij de effectiviteit van onze internetadvertenties op onze website en op websites van derden bepalen. Wij maken op basis van de geregistreerde handelingen een profiel voor u aan en kunnen daarmee de internetadvertenties op onze website en op websites van derden aanpassen aan uw voorkeuren. De cookies en de hieruit voortvloeiende data wordt beheerd door Google Inc. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Hierop hebben wij geen invloed. De meeste browsers bieden u de mogelijkheid om het plaatsen van cookies te weigeren. Raadpleeg daarvoor de handleiding van de betreffende browser. Het weigeren van cookies kan een negatieve invloed hebben op de werking van onze website.

Vragen over privacy?

Voor algemene informatie over privacy, over de AVG, over beveiliging en datalekken, verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor specifieke vragen of opmerkingen over uw privacy bij Vong Advocaat of de beveiliging van onze systemen kunt u contact met mr. Danny Vong.

Vong Advocaat behoudt zich het recht voor om deze privacy statement te wijzigen.

Rijen, oktober 2021