Bij het starten van je eigen bedrijf denk je vooral aan je product of dienst, klantenbinding, je eigen winkel of werkplek, je eigen werktijden en je eigen financiën bepalen. Maar heb je ook gedacht aan algemene voorwaarden? Algemene voorwaarden zijn toch die vervelende terms & agreements die je zonder te lezen accepteert als je je telefoon update of een programma installeert? Ja. Maar algemene voorwaarden zijn zoveel meer dan alleen maar standaard juridische teksten die niemand leest.
Als je ondernemer bent kun je namelijk te maken krijgen met wanbetalers, schade(claims), ontevreden klanten, maar ook met overmachtsituaties (waar veel ondernemers mee te maken kregen tijdens de corona-pandemie). Wanneer één van deze situaties zich voordoet kijk je naar de gemaakte afspraken. In zo’n situatie zul je opgelucht zijn als je in je algemene voorwaarden terug kunt lezen dat je aansprakelijkheid of schade is beperkt of rekening is gehouden met bepaalde overmachtsituaties. Algemene voorwaarden kunnen je dus bescherming bieden, kunnen afspraken verduidelijken om pijnlijke discussies te vermijden en kunnen duidelijke stappen bieden om je geld (met rente) te incasseren.
Algemene voorwaarden zijn net als autogordels, zodra het misgaat ben je blij dat ze er zijn. De moeite waard dus om in te investeren.
Maar hoe hanteer je ze? Wanneer zijn ze rechtsgeldig?
Hiervoor zijn twee onderdelen van belang.
Elke klant/opdrachtgever/zakenpartner moet bij het afnemen van een dienst/product de algemene voorwaarden aanvaarden (door bijvoorbeeld schriftelijk akkoord te geven per e-mail of door het zetten van een handtekening);
Daarnaast moet de klant/opdrachtgever de gelegenheid hebben om de algemene voorwaarden te kunnen lezen/doornemen.
Belangrijk om te weten is dat het aan jou is om te bewijzen dat de klant/opdrachtgever de algemene voorwaarden heeft aanvaard. Als dat mondeling is gedaan, heb je dus een bewijsprobleem. Ook rust de bewijslast op jou om aan te tonen dat je de algemene voorwaarden daadwerkelijk aan de klant/opdrachtgever hebt verstrekt.
Het kan soms een hele opgave zijn om je klanten/opdrachtgevers zover te krijgen steeds een akkoord te geven op de algemene voorwaarden. Gelukkig helpt de rechtspraak je wanneer je klanten/opdrachtgevers bedrijven zijn. In Business-to-Business relaties heeft zo’n klant/opdrachtgever namelijk al snel de schijn tegen als hij/zij niet heeft geprotesteerd tegen een verwijzing naar of een bijsluiting van algemene voorwaarden. Bij de gebruiker van die voorwaarden is dan een gerechtvaardigd vertrouwen gewekt dat de klant/opdrachtgever akkoord is.
Ook als je al eerder zaken hebt gedaan met een klant/opdrachtgever en dus al eens eerder algemene voorwaarden hebt verstrekt, is een beroep door de ander op het niet gekregen hebben van de algemene voorwaarden bij een latere samenwerking niet mogelijk.
Who shot first?
Maar hoe zit het dan als jouw zakenrelatie zelf ook algemene voorwaarden hanteert en zegt dat die van hem/haar gelden in plaats van die van jou? Vaak zijn de bepalingen in de algemene voorwaarden namelijk gunstig opgesteld voor degene die ze hanteert. De wet voorziet hier gelukkig in met de zogenaamde ‘first shot-rule’. De algemene voorwaarden waar het eerst naar zijn verwezen, zijn op de overeenkomst van toepassing.
Er is wel een tenzij regel. Wanneer een gebruiker als eerste verwijst naar zijn/haar algemene voorwaarden en de wederpartij vervolgens als reactie op die eerste verwijzing al aangeeft dat hij/zij de algemene voorwaarden niet accepteert, is er geen ‘first shot-rule’. Als je dus algemene voorwaarden ontvangt waar je het niet mee eens bent (omdat je bijvoorbeeld je eigen algemene voorwaarden wil hanteren), doe je er goed aan om meteen aan te geven dat je ze niet accepteert en van de hand wijst.
Wat is dan het makkelijkste om te doen om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren?
De oplossing is vrij simpel. Investeer in bonnen/opdrachtbevestigingen/documenten waar de algemene voorwaarden gewoon standaard op de achterkant staan en zet boven de handtekening duidelijk een verwijzing naar de op de achterkant gedrukte algemene voorwaarden. Doe je alles per mail? Zet dan de algemene voorwaarden standaard in dezelfde mail als de opdrachtbevestiging, verwijs ernaar en laat je klant/opdrachtgever schriftelijk akkoord geven op de opdracht, tevens inhoud algemene voorwaarden.
Heb je nog vragen over algemene voorwaarden? Neem vrijblijvend en kosteloos contact op met mij.
